Kirjaamisen innostava tulevaisuus

Sosiaalihuollon kirjaamista on edistetty Kansa-koulu-hankkeilla jo viisi vuotta. Syksyllä 2015 ensimmäinen hanketiimi lähti kasaamaan pakettia, jonka avulla vastattaisiin valtakunnalliseen tarpeeseen sosiaalihuollossa työskentelevän henkilöstön valmentamisesta. Tänä syksynä käynnistyi Kansa-koulun kolmas hanke. Olemme kehittäneet valmennusta ja sen sisältöä täysin sähköisessä oppimisympäristössä suoritettavaksi. Näin pystymme palvelemaan suurempaa sosiaalihuollon ammattilaisten joukkoa.

Sosiaalihuollossa on käytössä useita asiakastietojärjestelmiä ja asiakastietoja kirjaa lukuisa joukko eri ammattilaisia. Kirjaamisvalmennuksessa on kysymys äärettömän tärkeästä asiasta: sosiaalihuollon kirjaamisvelvoitteen täyttämisestä ja ammattilaisten valmentamisesta asiakastietomallin mukaiseen kirjaamiseen.

Essotessa on otettu jo viime keväänä käyttöön sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitus yhdessä asiakastietojärjestelmässä sellaisena, kuin järjestelmä sen mahdollistaa. Toisen tietojärjestelmän sisältämiä sosiaalihuollon asiakastietoja on kartoitettu lähes vuosi. 

Työ jatkuu edelleen ja samalla selvitetään, mitä kyseiseen tietojärjestelmään tehtävästä kirjaamisesta voidaan siirtää siihen toiseen järjestelmään, johon palvelutehtäväluokitus on pystytty rakentamaan. Tätä tehdään, jotta palvelutehtäväluokitus ja Kanta-asiakastietomalli saadaan organisaatiossa mahdollisimman laajasti käyttöön. Juridinen velvoittavuus tähän on viimeistään 1.1.2021 alkaen, joten aikaa ei ole hukattavaksi. 

Sosiaalihuollon tietojärjestelmätoimittajat päivittävät omia järjestelmiään Kanta-yhteensopiviksi vaiheittain ja Essotessa tämä on edessä heti vuoden vaihteen jälkeen. Uudessa järjestelmässä toteutetaan asiakastietomallin mukainen kirjaaminen, eli termit, käsitteet ja sanastot yhtenäistyvät. Tällöin järjestelmässä käytetään ainoastaan valtakunnallisesti yhdenmukaisia termejä. Ammattilaisille tulee paljon opeteltavaa ja esimerkiksi asiakastietomallin mukainen ASIA-asia vaatii uutta ymmärrystä. Muutoksissa tarvitaan vahvaa tiedonhallinnallista tukea uusien toiminta- ja kirjaamistapojen luomisessa ja käyttöönotossa.

Kirjaamisvalmennuksessa läpikäytävät asiat alkavat todentua ammattilaisille juuri nyt palvelutehtäväluokituksen käyttöönoton, kirjaamisalustan muuttumisen sekä tulevien järjestelmien päivitysten myötä. Tiedonhallinnan ja yksittäisen ammattilaisenkin näkökulmasta kirjaamisen muutokset ovat isoja, eivätkä kaikilta osin ollenkaan yksinkertaisia. Organisaatioissa tarvitaan jatkuvaa kirjaamisen kehittämistä, taitojen ylläpitämistä, kertaavaa koulutusta ja uusien ammattilaisten valmennusta. 

Kirjaamisen kehittäminen on kokonaisuus, joka edellyttää vahvaa organisaatioiden ja esimiesten sitoutumista ja resursointia. Yhteistyötä on tehtävä niin tiedonhallinnan asiantuntijoiden kuin substanssiammattilaisten kesken. Onnistumisen kannalta on tärkeää, että organisaatioista löytyy riittävästi innostuneita asiantuntijoita, jotka haluavat lisätä osaamistaan, osallistua kirjaamisvalmennuksiin ja olla mukana muutosten läpiviennissä. Heitä tarvitaan juuri tässä hetkessä, lähitulevaisuudessa ja myös uusia asiakastietojärjestelmiä rakennettaessa.