Matkalla kohti tiedonhallinnan tavoitetilaa

Vuoden 2015 kesällä tein lähtöä ISOsta ja mualimannavasta kohti laita-Suomea. Samoihin aikoihin sain olla mukana kirjoittamassa Sosiaalityön käsikirjan neljättä laitosta. Kirjoitin käsikirjaan luvun tiedonhallinnasta sosiaalityössä, ja kuvasin siinä THL:n julkaisemaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan tavoitetilaa vuonna 2020.

Vuosi 2020 tuli ja meni, joten nyt on hyvä hetki katsella ympärille ja kurkistaa taustapeiliin. Mitä tavoitetilaan kirjattiin, mitä saavutettiin ja minne on vielä matkaa?

Kansallinen sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on otettu käyttöön.

Asiakastietolain uudistamistyöryhmä aloitti työnsä vuoden 2015 alussa. Visio oli innostava. Asiakastietolakiin kirjataan, että myös sosiaalihuollon palvelunantajat liittyvät Kanta-palveluihin. Sen jälkeen asiakastiedot ovat aina käytettävissä siellä, missä asiakastyötä tehdään – valtakunnallisesti yhtenäisessä rakenteisessa muodossa. Ryhmän oli määrä saada työnsä valmiiksi saman vuoden lopulla.

Mutta tie oli pidempi kuin luultiin. Matkan varrelle osui jokunen hallituksen hajoaminenkin. Asiakastietolaki tuli lopulta voimaan marraskuussa 2021. Liittymisvelvoite on julkisessa sosiaalihuollossa viimeistään 1.9.2024 ja yksityisessä sosiaalihuollossa vuoden 2026 alussa.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa ei kuitenkaan jääty odottamaan lain voimaantuloa. Kela ja THL loivat edellytyksiä, ja pilottiorganisaatiot lähtivät raivaamaan muille latua. Vaasan kaupunki ja Eksote olivat ensimmäiset liittyjät vuonna 2018. Vuoden 2020 loppuun mennessä liittyjiä oli 66, joiden joukossa yhdeksän yksityistä palveluntuottajaa. Joten kyllä, tavoite saavutettiin. Arkisto oli otettu käyttöön. Nyt lähes kaksi kolmasosaa julkisen sosiaalihuollon palvelunjärjestäjistä on jo liittynyt Kanta-palveluihin.

Suuri osa sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmistä on liitetty hyödyntämään asiakastiedon arkistoa.

Vuoden 2020 lopussa Kantaan oli liitetty kuusi eri asiakastietojärjestelmää. Luku kattaa merkittävän osan käytössä olevista järjestelmistä, mutta näitä on myös räätälöity käyttäjien tarpeisiin. Liittymisvalmistelut eivät siksi ole suoraan monistettavissa.

Kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat tallennetaan keskitettyyn tietovarastoon heti niiden valmistuttua.

Vuoden 2020 loppuun mennessä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon oli tallennettu yli seitsemän miljoonaa asiakasasiakirjaa 370 000 asiakkaasta. Tällä hetkellä tallennettuja asiakirjoja on jo lähes 16 miljoonaa. Mutta koska suuri osa näistä on tallennettu vanhoina asiakirjoina, meillä on vielä matkaa siihen, että kaikki laadittavat asiakirjat tallennetaan reaaliajassa Kantaan.

Asiakastyön kirjaaminen on yhtenäistä eri puolilla maata, koska käytössä on sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiset asiakasasiakirjat.

Asiakasasiakirjalaki tuli voimaan vuonna 2015. Siinä säädettiin kirjaamisvelvollisuus, jonka toimeenpano oli mittava haaste. Sosiaalialan osaamiskeskukset tarttuivat toimeen, ja nyt on kolmas Kansa-koulu-hanke loppusuoralla. Kirjaamisasiantuntijoiden määrä lasketaan jo tuhansissa.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteet on julkaistu Sosmeta-palvelussa (linkki avautuu uuteen ikkunaan). Asiakirjalain nojalla annettava määräys velvoittaa hyödyntämään näitä rakenteita asiakastyön kirjaamisessa viimeistään sitten, kun liittymiseen on velvollisuus. Mutta vielä ne eivät ole käytössä kaikkialla.

Maalissa ei siis vielä olla, mutta on se jo kirkkaasti näkyvissä. Onneksi matkaa on tehty ISOlla porukalla, sillä tavoite on yhteinen, eikä kukaan meistä olisi yksin selvinnyt näin pitkälle.